Fechamento mensal

O "fechamento do mês" é o processo que transforma reservas + despesas em relatórios individuais por proprietário, calcula o repasse e envia por email.

Quando fechar?

Sugestão: primeira semana do mês seguinte, depois que:

• As reservas que terminam no mês já fizeram check-out (veja abaixo em que mês cada reserva entra)
• Todas as despesas do mês estão lançadas e aprovadas
• Extratos bancários conferem com o saldo do sistema

Pré-requisitos

Antes de fechar:

1. Despesas aprovadas — rascunhos (draft) não entram no relatório
2. Proprietário vinculado à unidade — unidade sem proprietário vira relatório órfão
3. Imóvel configurado — comissão, base, em que mês a reserva entra, quem recebe da plataforma e a divisão entre proprietários, se houver. Veja Configurar um imóvel

Fluxo passo a passo

1. Revisar o mês em "Visão Geral"

Vá em Dashboard. Veja:

• Faturamento total do mês
• Comissão calculada
• Total a repassar

Confira contra o que você espera — se bater, pode seguir.

2. Gerar relatórios

• Menu Relatórios
• Clique Fechar Mês
• Confirme no modal
• O sistema gera 1 relatório por imóvel ativo com movimento no mês (imóvel dividido: um relatório, com a parte de cada coproprietário)

O processamento leva 1-5 minutos dependendo de quantas unidades. Acompanhe pela barra de progresso.

3. Revisar cada relatório

Cada card de proprietário tem status:

Clique no PDF pra revisar. Se algo estiver errado:

• Volte, corrija a despesa/reserva
• Em Relatórios, clique em Recalcular Período (ou Recalcular no relatório)

4. Entregar ao proprietário

Planos Pro e Scale (envio pelo sistema): com os relatórios revisados, clique em Enviar todos ou no botão Email de cada relatório. Cada e-mail leva o PDF e o link pro portal do proprietário. Imóvel dividido entre coproprietários: sai um e-mail para cada um, com a parte dele.

Plano Growth (envio por conta própria): selecione os relatórios, baixe o PDF (dá para baixar vários de uma vez), envie ao proprietário pelo canal que você já usa e clique em Marcar enviado em cada um. O envio automático, o portal e o seu logo no relatório vêm a partir do plano Pro.

5. Fazer os repasses

• Pega a lista de transferências em Pagamentos (filtrado pelo mês)
• Faz as transferências no seu banco
• Volta no sistema → marca cada um como Paid

O que entra no cálculo

Pra cada imóvel no mês (comissão sobre as diárias; os outros modelos em Modelos de comissão):

O que o hóspede pagou
(–) Taxa da plataforma (Airbnb, Booking…)
= O que a plataforma pagou
(–) Taxa de limpeza                         → fica 100% com a administradora
= Faturamento líquido (diárias)
(–) Comissão                                → taxa do imóvel × base da comissão
(–) Descontos (manutenção, extras, lançados no imóvel)
(–) Reembolsos à administradora
(+) Créditos ao proprietário
= Repasse ao proprietário
(–) Já recebido direto pelo proprietário    → só se algum canal paga direto a ele
= Saldo a repassar (ou a receber do proprietário, se negativo)

• Entram as reservas do mês do relatório (veja a regra abaixo) e as despesas aprovadas do imóvel.
• A base da comissão é o faturamento líquido, ou as diárias brutas se o imóvel usa essa opção.
• Reembolso é o proprietário devolvendo algo que a administradora pagou por ele: reduz o repasse, como um desconto (não muda a comissão).
• Imóvel dividido entre coproprietários: a conta é feita para o imóvel e cada parcela é dividida pela participação — um repasse para cada um. Veja Imóvel com mais de um proprietário.
• Proprietário que recebe direto da plataforma: veja Proprietário que recebe direto da plataforma.

O relatório em PDF mostra esse mesmo caminho, reserva por reserva.

Regra de atribuição de reserva

Reserva que cruza 2 meses (check-in dia 28/abril, check-out 2/maio) entra no relatório conforme a regra do imóvel — em Unidades → editar → Em que mês a reserva entra no relatório:

Na regra "pelo check-out", reserva que sai dentro do mês entra no relatório do mês; se sai no mês seguinte, entra no relatório seguinte — em qualquer plataforma. Cada imóvel tem a sua, então dá pra atender o proprietário que prefere uma ou outra. O padrão para imóveis novos fica em Configurações → Contrato.

Ao trocar a regra de um imóvel, as reservas dele são movidas para o mês certo na hora — menos as de meses com relatório já enviado ou pago, que ficam onde estão (senão sairiam de um relatório já pago e seriam contadas de novo no seguinte). Depois, recalcule os relatórios em rascunho dos meses afetados.

O relatório que o proprietário recebe

Para imóveis com repasse (comissão sobre as diárias ou sobre o lucro), o PDF tem duas folhas:

1. Resumo: quanto os hóspedes pagaram, quanto a administradora recebeu, quanto o proprietário recebeu direto (quando houver) e o saldo a repassar. Ao lado, o quadro Como o resultado se forma, linha a linha: pago pelos hóspedes → taxas das plataformas → recebido → limpeza → despesas → comissão → líquido do proprietário.
2. Extrato por reserva: cada reserva com diárias, limpeza, taxa da plataforma, quem recebeu, despesas, comissão e o líquido dela.

Despesas por hóspede. Lance a taxa em Despesas, no imóvel e no mês, com a categoria Taxa de higiene / cortesia (um lançamento por reserva ou o total do mês). Depois, em Configurações → Contrato → Despesas por hóspede no relatório, marque essa categoria (vale para as demais cobradas por reserva). O total do mês dessas categorias aparece dividido igualmente entre as reservas.

Quando a taxa de cortesia/higiene está cadastrada no Stays (ela aparece na conta do proprietário da reserva), a sincronização cria a despesa sozinha: uma por reserva, no imóvel e no mês dela, com a descrição "Taxa de higiene / cortesia — reserva <código>". Mudou o valor no Stays, muda aqui; reserva cancelada, a despesa sai. Mês com relatório já enviado ou pago não muda. Para corrigir uma dessas despesas, corrija no Stays — a próxima sincronização regrava o valor. As demais despesas (manutenção, compras) são do imóvel no mês e aparecem no fechamento, não nas linhas.

A comissão de cada reserva é a parte dela no total do mês — a soma das linhas é sempre o valor do relatório. Hóspede estrangeiro aparece como "Estrangeiro": o número do passaporte nunca vai para o proprietário.

Conferir os meses já fechados

Em Relatórios → Conferir fechados, escolha o intervalo (até 24 meses) e clique em Conferir. O sistema recalcula cada relatório já enviado ou pago com os dados de hoje e mostra, imóvel por imóvel:

• o que mudaria (campo a campo: reservas, limpeza, despesas, comissão, repasse), com o valor fechado e o de hoje;
• onde o valor pago é diferente do que o relatório indica;
• uma pista do motivo: despesa lançada depois do envio, reservas que mudaram depois do fechamento, ou regra de cálculo que mudou.

Nada é alterado. Relatório fechado e repasse pago continuam como estão. Se a diferença for real, regularize no mês corrente (por exemplo, com um lançamento de crédito retroativo).

Problemas comuns

"Nenhum report gerado pra proprietário X"

• A unidade não tem proprietário vinculado, OU
• O proprietário foi marcado como inativo, OU
• Sem reservas no mês pra nenhuma unidade dele
• A reserva chegou depois do fechamento (sincronização atrasada, reserva lançada à mão ou por planilha). O "Fechar Mês" só cria relatório para quem tinha reserva naquela hora. A tela de Relatórios avisa ("imóvel tem reserva e ficou sem relatório") com o botão Fechar mês de novo: ele cria o que falta e não mexe em relatório já enviado ou pago.

"Valor do repasse está errado"

1. Confira se todas as despesas estão aprovadas (não draft)
2. Confira a configuração do imóvel em Unidades → editar: comissão, base, canais que pagam direto ao proprietário e divisão
3. Depois de corrigir, clique em Recalcular Período (só rascunhos mudam)

"Proprietário não recebeu o email"

• Confira se o email cadastrado está correto
• Confira spam/lixeira
• Se persistir: reenvie pelo botão em Relatórios

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